お悩み人残業を減らしたい。
家事・育児の時間を確保したい。
greenそんな方に向けて、業務効率化のコツを紹介します。
結論（業務効率化のコツ）
- 業務状況を把握する。
- 現状の課題を洗い出す。
- 作業方法を見直す。
- スケジューリングを意識する。
- 仕事を完璧にこなそうとしない。
- 無理なお願いは断る。
共働き家庭が増えている今の時代、仕事と家事・育児の両立に苦労している方が多いのではないでしょうか？
私自身、仕事がどんどん降ってきて、「こんなにこなせるか！」と思いながら働いていた時期がありました笑。
朝起きて「仕事に行きたくないなぁ。」と思ったり、仕事中に「早く帰りたい。」と感じることも。
仕事で疲れ切った状態で家事・育児をするのは本当に嫌でしたし、保育園にお迎えに行くのが憂鬱な時期もありました。
しかし現在は毎日定時退社しており、仕事も家事・育児もほどよい疲れと心地よさをもって楽しめています。
家事・育児をこなせている理由はこちら。
- 家事・育児のスキルが上がり、家事の時短術が身に付いた。
- 業務効率化により、残業をしなくても退社できるようになった。
当記事では、「業務効率化」について紹介します。
なお、家事の時短術については以下の記事で紹介していますので、よければ参考にしてみてください。
- 業務効率化のコツ
- 定時退社するには？（残業を減らすには？）
- 定時退社のメリット
- 定時退社のデメリット
一人でできる業務効率化のコツ
- 業務状況を把握する。
- 現状の課題を洗い出す。
- 作業方法を見直す。
- スケジューリングを意識する。
- 仕事を完璧にこなそうとしない。
- 無理なお願いは断る。
業務状況を把握する
まず、自分自身の業務状況について把握することが大切です。
業務状況をきちんと把握できていなければ、どの業務に時間を取られているかも分からないですよね。
業務状況把握のポイント
- どんな業務をしているか。
- 時間のかかる業務はないか。
- 業務に関わる人はどの程度いるか。
自身の業務内容や業務時間などについて、リストアップしていくと分かりやすいです。
現状の課題を洗い出す
リストアップした業務を基に、課題を洗い出していきましょう。
実際に業務をこなしている中で感じたことでも、リストを見て気付いたことでも、何でも構いません。
課題だと感じることを書き出してみてください。
作業方法を見直す
書き出した課題を基に、作業方法を見直していきましょう。
作業方法を見直す際は、「効率的に作業するにはどうすればいいのか？」を考えることが大切です。
効率的な作業とは？
同じ業務をこなすにしても、人によって作業スピードは異なりますよね。
作業スピードが早い人の多くは、作業を効率的にこなしていると感じます。
繰り返しの作業で効率的なのはどっち？
- 時間をかけてでも、以後効率的に作業ができる環境を作ってしまい、繰り返しの作業効率化を図る。
- 効率的な作業環境作りにかける時間がもったいない・面倒臭いと考え、非効率な作業を繰り返す。
結果として、①を選択した方が効率的となる可能性が高いです。
効率化しやすい作業とは？
効率化しやすい作業
- 同じ手順を繰り返す作業。
- 標準化しやすい作業（一定のルールに基づいた作業）
単純作業に近いほど、効率化がしやすいです。
作業方法の見直し方は？
作業をこなす際は、「今のやり方は本当に効率的といえるのか」を常に考えることをオススメします。
- 一度学んだことはメモしておき、再度調べる必要がないようにする。
- 繰り返しの業務であれば、型（テンプレート）を作ってしまう。
- その場しのぎの仕事にならないよう、先まで見据えた上で作業方法を選択する。
- 何通りもの処理方法がある場合、最も効率的なやり方を選択する。
- 非効率な業務を見つけたら、積極的に意見を出して効率化を進める。
といった点を意識してみてください。
また、パソコンでの業務であれば、ExcelやAccessを活用することで一定の業務効率化に繋がる可能性が高いかと。
パソコン活用例
- Excelの型を決めておく（左上にタイトル、シート名を入力、表のタイトル行には色付け、自動計算セルにも色付け等）。
- Excelの関数やVBAを活用し、集計などの手間を省略する。
- 面倒な集計には、ExcelのピボットテーブルやAccessを活用する。
- 図などを多数使用した資料であれば、WordではなくPowerPointで作成してしまう。
個人でできる業務効率化には限界があるとは思いますが、個人でもできる業務効率化は沢山あるとも思っています。
効率化した後はどうする？
業務効率化を試したら、その効果を検証し必要に応じて見直していきましょう。
いわゆるPDCAサイクルを回していきます。
PDCAサイクル
- Plan・・・業務効率化の方法を計画する。
- Do・・・業務効率化を実行する。
- Check・・・効率化の結果を検証する（作業時間がどの程度削減できたか等）。
- Action・・・検証結果を基に対策・改善を行う。
効率化して終わりではなく、効率化をブラッシュアップしていくことで、さらなる効率化に繋げることができますよ。
スケジューリングを意識する
なぜスケジューリングが大切なの？
スケジューリングを行うことで、早く手をつけるべき業務が見えてくるからです。
見通せる範囲でスケジュールを組んだ上で、逆算で業務を進めていきましょう。
もし、期限までに終わらないと予想される業務が出てきたとしても、スケジューリングにより早めに周囲と相談できれば対応できる可能性が高いですよ。
また、きちんと業務管理ができていると上司から認識してもらい、信頼して仕事を任せてもらえるようになることも。
私は残業せずに帰っていますが、仕事をきちんと終わらせて帰っていると理解をしてもらっているので、特に指摘されたりすることもないですね。
green私の経験上、残業をしないためにトラブルになったことは一度もありません。
スケジューリングの方法
- 月ごとの大まかなスケジュールを書き出す。
- 各月のスケジュールをさらに詳細に書き出す。
- 重要業務や時間のかかる業務をピックアップする。
- 業務に優先順位をつける。
- スケジュールをもとに、to doリストを作成する。
- to doリストをもとに仕事を進めつつ、定期的にスケジュールを確認し、状況に応じて見直す。
私は、Excelでスケジュール管理をしています。
なお、完了した業務については、条件付き書式を用いて黒く塗りつぶしていくと把握しやすいですよ。
こうすることで業務の漏れを防げますし、過去の業務を見返すこともできます。
仕事に完璧を求めない
仕事に完璧を求めるのは、悪いことではないと思います。
ただ、限られた時間の中で仕事をこなしている以上、全ての仕事で完璧を求めるのは無理ではないかと。
そこで、仕事を以下に分類し業務を進めることが重要です。
仕事の分類方法
- 重要・・・完璧にこなす必要がある。
- 普通・・・ある程度こなせていれば良い。
- 不要・・・こなせていなくても問題はない。
例えば、完璧を100とした場合、ある仕事において、
- 0 → 80
- 80 → 100
に同じだけの時間がかかっていたとします。
というのも、仕事は細部を詰めれば詰めるほど作業に時間がかかる傾向にあるからです。
この場合、80でOKとして次の仕事にかかることで、100までこなすケースの半分の時間で仕事が完了しますよね。
このように、②について「ある程度の完成度でOK。」と割り切って仕事をすることで、業務時間は大幅に短縮されると思います。
green要点さえ押さえておけば、問題が発生することはほとんど無いです。
無理なお願いは断る
職場あるあるかもしれませんが、仕事をこなせばこなすほど、仕事量が増えていきますよね笑。
上司からしたら、仕事をこなしてくれる人に仕事を振りたくなるのだと思います。
また、同じ役職の職員でも、明らかに業務量に差があるケースもあるかと。
もちろん、自分に余裕があれば仕事を引き受けて、少しでも上司や周囲の負担軽減に努めるべきです。
ただ、無理なお願いは断っていいと思っています。
例えば、自分の業務で精一杯であり、他の職員に余裕がある状態にも関わらず自分に仕事をお願いされた場合などです。
周囲と協力することは大切ですが、自分ばかりが犠牲になる必要はありません。
周囲と同等の業務をきちんとこなしているのであれば、無理なお願いははっきりと断って良いと思います。
残業を減らすには？
残業をしている方は、世の中にたくさんいらっしゃると思います。
私も以前は、たくさんの残業をしていました。
残業をしなくてはいけない理由としては、主に以下の3点が挙げられます。
- 定時後にしかできない業務である。
- 絶対的な業務量が多い。
- 業務のこなし方に非効率な部分がある。
①についてはどうしようもありませんが、1年中このような業務を担っている方は少ないかと。
②については、業務量が周りの職員と比較して多いのならば、分担して業務を進められるよう周囲に働きかけることで解決に繋がると感じています。
もし、業務量が膨大な職場であり、やりたい仕事でないのであれば、転職を視野に入れてもいいのではないでしょうか？
green私なら転職を検討します（実際に転職の経験があります）。
③について、業務を効率的にこなすことが残業を減らすにあたって最も重要な点です。
だからこそ、業務効率化を進めていけば、残業を減らすことにつながると考えています。
定時退社（残業なし）のメリット
定時退社することで、家事・育児にかける時間と労力を確保できます。
いくら家事・育児のスキルがあっても、時間がなければ実行できません。
また、定時退社により、体力的にも精神的にも余力を残した状態で帰宅することが可能です。
green残業をしなくなってからは、家事・育児だけでなく毎日の生活に余裕が出るようになりました。
「そりゃ、定時退社できれば理想だけど、仕事があるから残業せざるを得ないわ。」という方も多いと思います。
そんな方は、当記事で紹介した「業務効率化」をぜひ実践してみてください！
残業をしないデメリット
- 残業代を稼ぐことができない。
- 周囲が残業している場合に帰りづらい。
残業代を稼ぐことができない
家事・育児の時間を確保するために残業をしないので、諦めるしかないと考えています。
なので、対策として支出の削減を検討すべきかと。
私自身ミニマリストになって、自分の想像以上に無駄遣いが多かったことに気付きました。
普段から節約を意識している方でなければ、一度支出を減らせないか検討してみることをオススメします。
支出の減らし方（節約方法）については以下の記事で紹介していますので、よければ参考にしてみてください。
なお、どうしても残業代を確保したいのであれば、基本給の高い仕事に転職するのも一つの方法だと思います。
周囲が残業している場合に帰りづらい
職場によっては、残業するのが当たり前となっているケースもあるかもしれません。
周囲が一生懸命残業していると、「自分だけ退社するのは、周りに申し訳ない。」と感じることもありますよね。
ただ、周囲と同等の業務量をこなした上で定時退社するのであれば、特に気にする必要はないと思います。
私自身の経験として、上司との会話の中で残業の話になった際、「周囲と同等又はそれ以上の業務量をこなしてくれているので、定時退社してもらって全く問題ない。」と笑って言っていただいたことがあります。
ですので、仕事をこなしているのであれば、定時退社することに何の引け目も感じる必要はないです。
green堂々と「お先に失礼します！」と挨拶して退社しましょう。
まとめ
ここまでご覧いただき、ありがとうございました！当記事をまとめます。
- 仕事と家事・育児を両立させるには、残業をせずに家事・育児にかける時間を確保することが重要。
- 定時退社するために、業務効率化を意識する。
- 業務効率化は、作業手順の見直し、スケジュール管理などが大切。
- 定時退社により給料が減る場合、支出の削減や基本給の高い仕事への転職を検討してみる。
- 自分の業務をこなしているのであれば、定時退社しても何ら問題はない。
- 業務状況を把握する。
- 現状の課題を洗い出す。
- 作業方法を見直す。
- スケジューリングを意識する。
- 仕事を完璧にこなそうとしない。
- 無理なお願いは断る。
効率的に仕事をこなして、家事・育児も頑張っていきましょう！
お時間があれば、以下の記事もチェックしてみてください！
家事の時短術についてまとめた記事 ↓